Planifier un événement peut être une aventure exaltante, remplie de décisions créatives et stratégiques. Que vous organisez une inauguration, un arbre de Noël, ou tout autre évènement municipal, chaque détail compte pour assurer son bon déroulement. Les agences d’évènementielle peuvent aider à trouver les meilleurs prestataires, mais cela a un coût qu’on ne peut pas toujours assumer. Découvrez dès maintenant comment transformer votre vision en une réalité mémorable
Illuminations de Noël à Paris
1. Découvrir le lieu idéal pour votre réception événementielle
Comment sélectionner le lieu parfait pour votre événement : critères essentiels
Choisir le bon cadre est primordial. Pensez à l’atmosphère, la capacité, et la localisation pour garantir que tous vos invités passent un moment exceptionnel.
En tant que communes, vous avez certainement une salle municipale, un parc communal ou simplement une place du marché. L’essentiel est d’avoir un accès à une prise électrique. Pour une évènement organisé ailleurs, des plateformes comme Eventbrite et Spacebase vous permettent de découvrir et de réserver des espaces uniques qui correspondent à vos besoins en termes de capacité, d’ambiance et de localisation.
Assurer la sécurité et l'accessibilité de votre événement : un impératif pour les organisateurs
La sécurité et l’accessibilité ne sont pas à négliger. Vérifiez les normes de sécurité et assurez-vous que le lieu est accessible à tous.
**AccessAble** est une plateforme anglaise. C’est une ressource pour vérifier l’accessibilité des lieux, assurant ainsi que tous les invités peuvent profiter de l’événement en toute sécurité. Je n’ai rien trouvé en France pour cela.
Les démarches administratives à ne pas oublier pour organiser votre événement municipal
N’oubliez pas les formalités ! Les autorisations municipales et préfectorales sont souvent nécessaires pour organiser un évènement public.
Service-Public.fr offre un guide complet pour naviguer les démarches administratives liées à l’organisation d’événements publics.
Vous avez aussi un article très bien fait sur le site de Helloasso.
2. Animer votre événement : les meilleures animations pour captiver vos invités
L'escape game géant : une animation tendance à découvrir pour votre événement
Les Escape Games géants sont parfaits pour attirer des invités de tout âge. Ils permettent de stimuler la collaboration et l’amusement et le mix générationnel. Leur point fort : s’adapter au thème de votre évènement et attirer les jeunes !
Vous pourrez aussi mêler l’utile à l’agréable, nous réalisons des Escape Game pédagogiques sur des thématiques de développement durable, de découverte des métiers pour les jeunes…
Monkeykwest (C’est nous :) propose des Escape Games géants adaptés à des événements de grande envergure, offrant une expérience immersive et engageante avec un grand nombre de scénarios déjà conçus. Comment organiser ? Réfléchissez au nombre de participants envisagé et posez les lieux les plus propices pour votre fête. Nous prenons en main la création et l’animation de grands jeux pour les fêtes de noël, les fêtes de quartiers et les fêtes de village. Vous obtiendrez tous les conseils pour organiser sereinement et rapidement des Event pour tous les goûts. Monkey Kwest : l’expérience est une valeur sûre, faites confiance à notre équipe : demandez un devis.
Élaborer votre liste d'animations interactives : photobooths, jeux de groupe, et plus encore
Faites confiance à des animations interactives comme les photobooths et les jeux de groupe pour garder vos invités engagés, et même pour les attirer à votre manifestation.
Vous pouvez aussi plus simplement acheter vous même des jeux à animer par du personnel de la ville ou des bénévoles pour l’occasion. Nous avons trouvé un site de jeux qui donne pas mal de bonnes idées : BCD Jeux est réputée pour son large éventail d’animations interactives, et de jeux de groupe divertissants pour vos évènements.
Choisir le bon animateur : le secret d'une ambiance réussie pour votre événement
Vous avez du matériel sonore type micro et ampli ? Un bon animateur peut transformer votre événement. Optez pour quelqu’un qui sait captiver l’audience.
DJ Mondevis offre des services d’animateurs professionnels qui sauront captiver votre public et maintenir une ambiance dynamique tout au long de l’événement. Vous aurez un devis rapidement.
La musique et l'ambiance : comment un DJ ou un orchestre peut transformer votre événement
La musique est essentielle pour créer l’ambiance souhaitée. Réfléchissez bien au choix de votre DJ ou orchestre. Il y a de plus en plus d’animations musicales intéressantes et originales disponibles en ligne.
Gigstarter vous permet de trouver le DJ ou l’orchestre parfait pour créer l’ambiance musicale idéale pour votre événement.
3. La restauration événementielle : trouver les pépites
Un food truck lors d’un événement
Adapter le service à votre événement : cocktails, food trucks, ou repas assis
Que ce soit pour un cocktail, des food trucks, ou un repas assis, assurez-vous que le menu reflète le thème de votre évènement.
Traiteurs.fr est une plateforme où vous pouvez obtenir des devis dans une variété de cuisines, adaptés à tous types d’événements.
Collaborer avec les associations culinaires locales : une approche communautaire pour votre événement
S’associer avec des associations culinaires locales peut enrichir l’offre gastronomique et soutenir la communauté. Nous avons participé à plusieurs événements mobilisant les acteurs associatifs locaux. L’atmosphère est tout de suite très agréable, les discussions et le partage avec les habitants gagnent en authenticité.
Connaissez vous l’association “Le grand Repas” ? Une fois par an, l’association propose aux citoyens d’un même territoire de partager tous ensemble le même menu conçu à base de produits locaux et de saison, le même jour, partout en France, afin de partager un grand moment de convivialité. C’est aussi l’occasion de sensibiliser les citoyens sur les 3 thèmes suivants : l’anti-gaspillage alimentaire, les circuits courts et les produits locaux, l’éducation au goût, à la santé et au bien-être.
Les animations culinaires : une touche originale à ajouter à votre réception
Les animations culinaires ajoutent un élément de surprise et de plaisir à votre événement.
**Évènement Gourmand** propose des animations culinaires innovantes qui ajoutent une touche de créativité à votre service.
4. La logistique et la technique : Les prestataires clés pour un événement sans faille
L'importance des régisseurs et du matériel technique dans l'organisation de votre événement
Une bonne sonorisation et un équipement technique adapté sont essentiels pour le bon déroulement de votre événement.
**Techni-Contact** offre une gamme complète de services logistiques et de matériel technique, des systèmes de sonorisation aux éclairages scéniques.
Immortaliser l'événement : le rôle crucial des photographes et vidéastes
Engager des photographes et vidéastes professionnels permet de capturer les moments forts de votre événement. La majeure partie des communes travaille avec ses prestataires locaux.
Au cas ou vous n’avez pas encore le vôtre : Trouver-mon-photographe vous permet de trouver des photographes et vidéastes professionnels spécialisés dans les événements, garantissant des souvenirs inoubliables.
Concevoir la décoration de votre événement : créer un espace accueillant et thématique
La décoration contribue grandement à l’atmosphère de l’événement. Elle doit être en harmonie avec votre thème.
Nous intervenons souvent dans des villes qui ont du stockage de décoration pour les moments clés de l’année : Noël, Halloween, Pâques…
Dans ce cas, l’addition de la décoration de la ville et la décoration de notre Escape Game convient parfaitement. Si ce n’est pas le cas, des shop comme Gifi ou Action seront votre allié pour trouver des éléments de décoration uniques et thématiques qui transformeront votre espace.
5. Communiquer et suivre votre événement : Les stratégies essentielles
Élaborer une stratégie de communication efficace pour promouvoir votre événement municipal
Développez une stratégie de communication pour atteindre votre public cible et maximiser la participation à votre event. Les mairies ont un pouvoir de frappe local exceptionnel. Ce qui va transformer la communication : un bon visuel et un copywriting attractif.
Les canaux sont multiples : réseaux sociaux, site de la ville, communication papier…Le plus important sera d’anticiper la communication notamment pour tout ce qui est communication papier. Si vous organisez un Escape Game géant avec nous, nous fournissons un pack communication (images + éléments de langage) ainsi qu’une page de site Web spécialement développée pour vous. Tout est inclus dans le package standard.
L'importance de la collaboration avec le département communication de votre mairie
Travailler en étroite collaboration avec le département communication de votre mairie peut amplifier la portée de votre événement. Certaines communes ont même des tableaux d’affichage digitaux qui diffusent l’information auprès d’un nombre non négligeable d’habitants.
Le feedback et l'amélioration continue : Clés du succès pour vos futurs événements
Après l’événement, recueillez les avis pour continuellement améliorer l’expérience offerte.
Organiser un événement réussi demande de l’attention, de la créativité et une bonne dose de planification. En suivant ces étapes et en mettant l’accent sur les détails qui comptent, vous serez en mesure de créer des événements mémorables qui raviront vos invités et renforcent le sentiment de communauté au sein de votre municipalité.
Faites confiance aux prestataires, optez pour des animations engageantes, et n’oubliez pas l’importance d’une communication efficace. Votre prochain événement est une toile vierge, prête à être transformée en une œuvre d’art inoubliable.
En conclusion
L’organisation d’évènements dans une commune, que ce soit pour les fêtes de village, les fêtes de fin d’année, ou tout autre type de rassemblement, requiert une attention particulière pour répondre à tous vos besoins d’organisation d’événements. Faire appel à une agence événementielle ou à un prestataire événementiel peut grandement faciliter cette tâche, en prenant en charge l’organisation de vos évènements, des séminaires et team building aux concerts et autres manifestations.
Pour ceux qui souhaitent organiser un événement d’entreprise ou tout simplement ajouter une touche unique à leurs événements professionnels, Nos Escape Game géants se présentent comme une valeur sûre, offrant des animations adaptées à tous les goûts et capables de captiver un nombre de participants varié. Cet événement, organisé et animé par MonkeyKwest, est une excellente alternative pour dynamiser tous vos événements et créer des souvenirs inoubliables. Alors, si vous êtes à la recherche d’une manière originale et immersive de divertir vos invités, ne cherchez plus loin et découvrez le potentiel des Escape Games géants pour votre prochain grand événement.
